第一节　邮件合并功能

　　邮件合并功能 使用 “ 邮件合并 ” 功能，可以使用同样格式的文档发送批量的信件。 首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来；然后打开 “ 工具 ” 菜单，单击 “ 邮件合并 ” 命令，打开 “ 邮件合并帮助器 ” 对话框，共有三步要走： 第一步，创建主文档：单击 “ 创建 ” 按钮，从打开的菜单中选择 “ 套用信函 ” 命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这里邮件主文档已经建立好了，单击 “ 活动窗口 ” 按钮（如图1）。

图 1

　　单击 “ 获取数据 ” 按钮，从弹出的菜单中选择 “ 打开数据源 ” 命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击 “ 打开 ” 按钮，将其作为数据源引入进来。

　　单击 “ 编辑主文档 ” 按钮，回到主文档的编辑状态，现在界面中就多了一个 “ 邮件合并 ” 工具栏，把光标定位在要插入名称的地方，单击工具栏上的 “ 插入合并域 ” 按钮（如图 2 ），从下拉菜单中选择 “ 姓名 ” 项，然后单击 “ 查看合并数据 ” 按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击 “ 合并至新文档 ” 按钮， Word 自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。

图 2

　　使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：使用邮件合并功能不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击 “ 邮件合并帮助器 ” 对话框的 “ 创建 ” 按钮，从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择 “ 还原为普通 WORD 文档 ” 命令。

　　在 Word 中发送电子邮件方法很简单，打开 “ 文件 ” 菜单，选择 “ 发送 ” 项，单击 “ 邮件收件人（以附件形式） ” 命令（如图 3 ），就会出现新邮件的编辑窗口（如图 4 ），填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。

图 3

图 4

　　合并为电子邮件：在主文档中单击 “ 邮件合并 ” 工具栏上的 “ 合并选项 ” 按钮，可以打开 “ 合并选项 ” 对话框，从 “ 合并到 ” 下拉列表框中选择 “ 电子邮件 ” ，单击 “ 设置 ” 按钮，打开 “ 合并设置 ” 对话框，从 “ 含邮件 / 传真地址的数据域 ” 下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击 “ 确定 ” 按钮，回到 “ 合并 ” 对话框，单击 “ 合并 ” 按钮，就可以使用 Outlook 把当前的文档作为电子邮件发送出去了。

第二节　数据资源格式

　　使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行；数据库的数据源 Word 会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是 Microsoft Word 表格、 Excel 工作表、 Access 数据库、 Dbase 数据库等等。

　　在 “ 邮件合并帮助器 ” 中单击 “ 获取数据 ” 按钮，选择 “ 打开数据源 ” 或 “ 使用通讯簿 ” 都可以使用建立好的通讯数据（如图5）。

图 5

　　选择 “ 建立数据源 ” 命令，可以打开 “ 创建数据源 ” 对话框，在 “ 域名行中的域名 ” 列表中显示出了系统默认的一些域名，我们可以选择列表中用不到的将其删除，也可以在 “ 域名 ” 输入框中输入要添加的域名，单击 “ 添加域名 ” 按钮将其添加到域名列表中；单击 “ 确定 ” 按钮确定域名的设置，会弹出 “ 另存为 ” 对话框，要求将数据源保存为单独的一个文件，输入文件名称，选择保存的文件类型，将数据源文件保存好，就可以开始编辑数据源文件了；编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了（如图6）。

图 6

第三节　文档的切换

　　主文档和数据源文档的切换：实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一些改动，也就是要编辑数据源，这时就要切换到数据源文件中，我们可以从任务栏中切换主文档和数据源，在主文档的 “ 邮件合并 ” 工具栏上单击 “ 编辑数据源 ” 按钮（如图7），出现编辑窗口，单击 “ 查看数据源 ” 按钮可以切换到数据源文档中，同样，如果数据源是 Word 文档，在数据源文档中单击 “ 数据库 ” 工具栏上的 “ 邮件合并主文档 ” 按钮可以切换回主文档中。

图 7

　　主文档的建立和引用：作为邮件合并使用的主文档，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用这个功能再进行建立，在一个空文档中打开 “ 合并文档帮助器 ” ，单击 “ 创建 ” 按钮，选取要创建的主文档类型，在弹出的对话框中选择 “ 新建主文档 ” 按钮，就可以建立一个新文档作为邮件合并的主文档；单击 “ 编辑 ” 按钮，选择刚才建立的文档，就可以编辑了。

　　直接合并到打印机：在设置好了主文档的合并域之后，在主文档中直接单击 “ 邮件合并 ” 工具栏上的 “ 合并到打印机 ” 按钮，就可以把合并后的结果输出到打印机上；效果同先合并到新文档再把新文档打印出来是完全相同的。

第四节　域的简介

　　域在 Word 中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。

　　打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 域 ” 命令，就可以打开 “ 域 ” 对话框，前面曾经用这种方法插入了一个日期，现在用它来插入文档的字数：从 “ 类别 ” 列表中选择 “ 文档信息 ” ，从 “ 域名 ” 列表中选择 “NumChars” ，下面的提示显示是 “ 文档字符数 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，文档中就插入了这个统计文档字符数的域（如图8）。

图 8

　　其实域可以表示的东西还有很多，像我们在表格部分中用的公式也是一个域，等等。

第五节　样式的管理

　　有时在编辑文档时建立了一个样式，然后希望在其它类似的文档中也可以使用这个样式，一是可以把编辑的文档保存为一个模板，以后用这个模板来建立新文档，另外一个就是把建立的样式复制到模板中，再建立的新文档也就可以使用这些样式了。

　　打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 样式 ” 命令，打开 “ 样式 ” 对话框，单击 “ 管理器 ” 按钮，打开 “ 管理器 ” 对话框，现在我们把 “ 正文小标题 ” 样式复制到刚才新建的模板中去：单击右边的 “ 关闭文件 ” 按钮，将当前的模板文件关闭，按钮就变成了 “ 打开文件 ” 按钮了，单击 “ 打开文件 ” 按钮，从打开对话框中选择我们新建的模板，单击 “ 打开 ” 按钮；现在选中左边样式列表中的 “ 正文小标题 ” 项，单击 “ 复制 ” 按钮，把样式复制到模板中，单击 “ 关闭 ” 按钮返回编辑状态，用我们的模板新建一个文件，单击 “ 样式 ” 下拉列表框，可以看到 “ 正文小标题 ” 样式就出现在了里面。

图 9

第六节　插入文件

　　把某个文档中的全部内容插入到另外一个文档中的情况。将两个文档都打开，全选要插入的文档，进行复制，然后在另一个文档中，将光标定位在要插入文档的地方，进行粘贴，很快就完成了。

　　更简单的办法：把光标定位到要插入其它文档的地方，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 文件 ” 命令，从打开的对话框中选择要插入的文件，单击 “ 插入 ” 按钮就可以了。

　　其实在 Word 中，不但可以插入 Word 文件，也可以插入文本文件、 Excel 文件等，如果设置了书签还可以设置插入的范围。

　　选择插入文件的范围：如果在要插入的文档中设置了书签，就可以在插入文件时设置插入文档的开始位置：在 “ 插入文件 ” 对话框中单击 “ 范围 ” 对话框，输入要开始位置的标签名称，单击 “ 确定 ” 按钮，然后单击 “ 插入 ” 按钮，在文档中插入的就是标签以后的内容了。

图 10

第七节　选择性粘贴

　　经常会遇到这种情况：希望把某些文字复制过来，但是不希望它们有格式，可是通常的粘贴都是有格式的，在这种情况下可以使用选择性粘贴来做：首先将文字复制，然后把光标定位到要复制文字的地方，打开 “ 编辑 ” 菜单，选择 “ 选择性粘贴 ” 命令，打开 “ 选择性粘贴 ” 对话框，从 “ 形式 ” 列表中选择 “ 无格式文本 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，复制的文字的格式也就没有了，而且它们的格式和插入点的格式是相同的（如图 11 ）。

图 11

　　使用选择性粘贴我们还可以把剪贴板中文字粘贴为图片、文档对象等：打开 “ 选择性粘贴 ” 对话框，从 “ 形式 ” 列表中选择 “ 图片 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，我们复制的部分就作为一个图片插入到了文档中；同样，从 “ 形式 ” 列表中选择 “ 文档对象 ” ，可以把复制的部分作为一个文档对象插入到文档中。

第八节　脚注和尾注

　　文言文的排版：这是用 Word 的脚注和尾注功能来设置的，首先把光标定位到要插入注的地方，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 脚注和尾注 ” 命令，打开 “ 脚注和尾注 ” 对话框，选择 “ 脚注 ” ，编号方式选择 “ 自动编号 ” ，单击 “ 选项 ” 按钮，弹出 “ 注释选项 ” 对话框，在 “ 所有脚注 ” 选项卡的 “ 编号格式 ” 下拉列表框中选择编号格式为带圈的字符，选择 “ 编号方式 ” 为 “ 每页重新编号 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，设置好编号的选项，单击 “ 确定 ” 按钮，在文档中插入一个脚注， Word 自动把光标定位到页面的底部，输入注释的内容就可以了。下次再加时，利用上面的方法，可以在文档的各处插入脚注，而不用考虑脚注的序号，而且 排过版后，每页的脚注会自动重新编号。

图 12 　　　　　　　　　　　　　　　图 13

　　在有脚注的文档中选择 “ 视图 ” 菜单中的 “ 脚注 ” 命令，可以快速将光标定位到文档中的脚注区，可以直接编辑和修改脚注。如果不想要其中一个的脚注，可以在文档中选中脚注符，按一下 Delete 键，脚注就被删除了，这时所有的脚注序号及脚注区中的注释都会自动进行调整。在脚注区进行删除脚注的操作，往往不能同时删除文档中的脚注符。

　　刚才的这些操作是在页面视图中进行的，如果是在普通视图中插入的脚注，插入方法上有一点差异，而且要看到脚注的效果，也要切换到页面视图中来。尾注的插入和脚注是大同小异。

第九节　文档的保护

　　有时编辑的文档不希望别人进行修改，这时可以给文档设置一个口令，把文档保护起来：打开 “ 工具 ” 菜单，单击 “ 选项 ” 命令，打开 “ 选项 ” 对话框，单击 “ 保存 ” 选项卡，在 “ 修改权限密码 ” 文本框中输入一个密码（如图 14 ），单击 “ 确定 ” 按钮，此时会出现一个 “ 确认密码 ” 对话框，再一次输入密码，单击 “ 确定 ” 按钮，密码就设置好了，关闭并保存文档，再打开它，就会出现一个 “ 密码 ” 对话框，要求我们输入一个密码，否则就只能以只读方式打开文档。

　　如果你不希望别人看到文档的内容，还可以设置一个 “ 打开权限密码 ” ，打开 “ 选项 ” 对话框，在 “ 常规 ” 选项卡的 “ 打开权限密码 ” 正文框中输入密码（如图 14 ），单击 “ 确定 ” 按钮，弹出 “ 确认密码 ” 对话框，再次输入密码，单击 “ 确定 ” 按钮，同样保存退出，再打开文档时会弹出一个 “ 密码 ” 对话框，现在如果不输入密码就不能打开文档了。要是不想要密码了，打开 “ 选项 ” 对话框，在两个密码的正文框里把密码清除就可以了。

图 14

　　要是把密码忘了，你最好和微软的人联系，让他们帮你来解决这个问题。

在 Word 中还可以对文档的一部分内容设置修改口令，防止别人修改，方法是打开 “ 工具 ” 菜单，单击 “ 保护文档 ” 命令，在 “ 保护文档 ” 对话框中选择要保护的内容，比如批注、修订等，输入密码，单击 “ 确定 ” 按钮，同样会出现一个 “ 确认密码 ” 对话框，确认一下密码就可以了（如图 15 ）。

图 15

第十节　存为 Web 页面

　　把一个文档保存成一个网页：打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 另存为 Web 页 ” 命令，打开 “ 另存为 ” 对话框，选择保存的文件夹，输入文件名，单击 “ 保存 ” 按钮，就可以保存出一个 Web 页来。

　　不过在保存时会丢失一部分格式的设置，因为在页面视图中的某些格式在浏览器中是无法实现的，单击 “ 继续 ” 按钮， Word 自动转到了 Web 版式视图中，在这里设置的格式就可以在浏览器中完全显示了。

　　打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “Web 页预览 ” 按钮，就可以直接用浏览器来查看所做网页的实际效果了。在 Word 2000 中可以直接从打开对话框中打开并编辑 Web 文件夹中的文档，也可以直接把文档保存到 Web 文件夹中。

　　在 IE5 中单击 “ 编辑 ” 按钮的下拉箭头，选择 “ 使用 Microsoft Word for windows 进行编辑 ” ，可以启动 Word 对网页进行编辑。

Web 文件夹是 Office 2000 中增加的一个功能，它允许你将 Office 文档直接保存到 Web 服务器上，以方便文档的更新。

　　设置 Web 文件夹：打开 “ 我的电脑 ” ，双击 “Web 文件夹 ” 图标，打开 “Web 文件夹 ” ，双击 “ 添加 Web 文件夹 ” 图标，打开 “ 添加 Web 文件夹 ” 对话框，在 “ 请键入要添加的位置 ” 输入框中输入放置 Web 文件夹的 URL ，单击 “ 下一步 ” 按钮，输入这个 Web 文件夹的名称，单击 “ 完成 ” 按钮，一个 Web 文件夹就建立好了。

　　使用 Web 文件夹：在 Word 的打开和保存对话框的左边有一个 Web 文件夹按钮，单击这个按钮，双击文档要打开或保存的文件夹，选择文档打开或输入名称保存就可以了。

第十一节　自定义界面

　　经常会用到双删除线，但又不希望打开一个 “ 其它格式 ” 工具栏，可以这样做：打开 “ 工具 ” 菜单，单击 “ 自定义 ” 命令，打开 “ 自定义 ” 对话框，在当前的 “ 命令 ” 选项卡中可以找到所有的命令；从左边的 “ 类别 ” 列表中选择 “ 格式 ” ，从 “ 命令 ” 列表中找到双删除线，用鼠标拖动这个命令到工具栏上，工具栏中出现了这样的一条黑色竖线，松开左键，这里就多了一个 “ 双删除线 ” 按钮。按住 Alt 键拖动这个按钮到编辑区中，鼠标上出现了一个叉的形状，松开左键，这个按钮就被删除了（如图 16 ）。

图 16

　　把命令放到菜单中：打开 “ 自定义 ” 对话框，把 “ 新建 ” 命令放到 “ 帮助 ” 菜单中：拖动 “ 新建 ” 命令到菜单栏的 “ 帮助 ” 项上， “ 帮助 ” 菜单就打开了，向下拖动鼠标，选择命令放置的位置，松开左键，命令就放到菜单中了。

　　为一个命令定义一个快捷键：打开 “ 自定义 ” 对话框，单击 “ 键盘 ” 按钮，我们给 “ 插入符号 ” 命令设置一个快捷键：从 “ 类别 ” 列表框中选择 “ 插入 ” ， “ 命令 ” 列表框中选择 “InsertSymbol” ，注意下面的提示是 “ 插入特殊字符 ” ，在 “ 请按新快捷键 ” 输入框中单击，把光标定位到这里，按 Alt+Z 键，单击 “ 指定 ” 按钮把快捷键指定到这个命令上，单击 “ 关闭 ” 按钮回到 “ 自定义 ” 对话框，单击 “ 关闭 ” 按钮，现在按 Alt+Z 键， “ 符号 ” 对话框就出现了。

第十二节　文档属性的设置

　　预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文档属性的设置，打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 属性 ” 命令，打开 “ 属性 ” 对话框，默认的是 “ 摘要信息 ” 选项卡，在这里有一个 “ 保存预览图片 ” 的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击 “ 确定 ” 按钮，把文档保存一下就可以了。

　　打开文档的属性对话框，在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息，单击 “ 常规 ” 选项卡，可以看到文档的大小、位置、创建时间等信息；单击 “ 统计信息 ” 选项卡，可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息； 使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性（如图 17 ）。

图 17

　　在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息，打开 “ 工具 ” 菜单，单击 “ 选项 ” 命令，打开 “ 选项 ” 对话框，单击 “ 用户信息 ” 选项卡，这里重新输入用户信息就可以了（如图 18 ）。

图 18

第十三节　使用帮助

　　在帮助里有最权威、最全面的资料，现在的 Word 2000 提供了帮助助手，它可以根据我们当前做的操作给出我们想要的帮助：单击工具栏上的小问号，也就是帮助按钮，就可以把 “ 助手 ” 调出来了。

　　在输入框中输入想要知道的内容主题，单击 “ 搜索 ” 按钮，它就会把有关这个主题的条目显示出来，如果这一屏上没有，单击 “ 请看下一页 ” 可以看更多的东西，然后在要看的条目上单击，就可以看到帮助了。

　　还可以选择使用其它的不同助手，单击 “ 选项 ” 按钮，打开 “Office 助手 ” 对话框，单击 “ 助手之家 ” 选项卡，使用 “ 上一位 ”“ 下一位 ” 按钮就可以选择助手了。

　　我们还可以选择不使用助手，单击 “ 选项 ” 按钮，去掉 “ 使用 Office 助手 ” 前面的复选框，单击 “ 确定 ” 按钮就可以不使用助手了；使用目录，就像我们查阅文档一样在主题中找；使用索引就用关键字来找（如图 19 ）。

图 19

　　打开帮助，可以使用 “ 帮助 ” 菜单中的 “Microsoft Word 帮助 ” 命令或按 F1 键来进行。 选择 “ 帮助 ” 菜单中的 “ 这是什么 ” 命令或按快捷键 Shift+F1 ，可以使鼠标变成一个带有问号的箭头，此时用鼠标单击界面中相应的位置，就可以获得相应的帮助。

第十四节　模板的建立和使用

　　在实际工作中会遇到类似信函这种经常使用的文档，它们在格式的设置上都大同小异，在这种情况下把文档保存为一个模板可以使工作更方便：打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 另存为 ” 命令，打开 “ 另存为 ” 对话框，选择文件类型为 “ 文档模板 (*.doc)” ， Word 就自动转到了模板的保存文件夹，输入模板的名字，单击 “ 保存 ” 按钮。

　　我们可以基于模板建立新的文档，打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 新建 ” 命令，在 “ 新建 ” 对话框中就出现了刚才建立的模板，选择它，单击 “ 确定 ” 按钮，建立的新文档就包含了原来模板中的内容，只需要做少许的改动就可以出稿了。其实所有建立的新文档都使用了模板，只是 Word 默认使用 “ 空白文档 ” 模板。

　　除了将文档保存为模板外，还可以直接建立一个新的模板：打开 “ 文件 ” 菜单，单击 “ 新建 ” 命令，在打开的对话框的 “ 新建 ” 选择区中选择 “ 模板 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，就可以新建一个模板了。

　　也可以对已建立的模板进行修改，只要在打开文档时选择文档类型为 “ 文档模板 ” 并打开相应的模板就可以了。

　　在管理器中不仅可以进行样式的复制，还可以进行自动图文集词条、宏、工具栏等的复制。其它的复制都和样式的复制基本一样。