第一节　输入中的问题

　　对于有特殊要求的文档，有时不想自动换行，而是用硬回车强行分行，这时会发现文本右侧对不齐。一般解决办法都是在此行文字中的标点符号前加一些小字号空格，比如插入若干个 8 号或更小的空格，可使各行文本基本对齐。

　　运用项目符号和编号时，如果一个项目中有多个段落，可以使用换行符进行换行：在输入时按住 Shift 键再打回车，这样下一行不会出现项目符号和编号；如果采用多级符号，先在 “ 格式 ” 菜单中设定多级符号，输入时，开始为第一级符号，按一下 Tab 键，可以输入下一级符号。当然， Tab 键是否具备这样的功能，还需要在 “ 选项 ” 中进行设置（如图 1 ）。

图 1

　　利用 “+” 和 “-” 可以插入表格。方法为：先输入表示表格单元格左端的正号（ + ），然后连续输入负号（ - ），直至达到所需的单元格宽度处，最后输入表示单元格右端的正号。如果表格有多列，就在最后一个正号之后再连续输入负号、输入正号，直到完成所需的列数。按一下回车键，一行表格就建好了；如果想增加表格的行数，就把光标移到表格最后一个单元格内，然后按 Tab 键就行了。

第二节　文稿打印中的问题

　　（ 1 ）表格打印不完整

　　打印表格文件时，有时会出现表格残缺不全，或是表格内被填充上了黑色的情况，这通常是由于打印机内存不足引起的，对于配置较低的机器，也可能是资源不足。这时可以这样来做：

　　I. 先清除打印作业，如果打印作业已传给打印机，可以先把打印机电源关掉，过一会儿再开机。
　　II. 关闭 WORD ，然后将 WORD 重新启动，再打印试试。
　　III. 如果问题还没解决，就重新启动计算机，然后打开此文档进行打印。注意每次打印的页数不要太多。
　　IV. 如果表格十分复杂，建议一页一页地打印。

　　（ 2 ）硫酸纸的两次打印

　　工程上，为了出晒蓝图纸，要印硫酸纸的底图。如果底图是通过绘图仪或打印机一次完成的，那么晒蓝是很容易的。但在实际应用中，经常需要将文件按一定标准统一成 “ 设表 ” 的形式，有时由于条件限制，必须先用打印机将绘制的图形打印出来，再用打印机套用一个外框，这就涉及到了两次打印的问题。

　　在激光打印机上，对一般的打印纸，打印多次不会出什么问题，但硫酸纸打印到第二次就要夹纸，这是因为打印纸受热后过具有向一面翻卷的特性。解决的办法其实很简单，把打印过的硫酸纸底稿翻过来，打印一页空白文字，然后再翻过来打印，就很少出现夹纸情况了。

　　（ 3 ） 打印黑底纹字

　　有时为了做宣传标语，需要打印特大字，如将字体大小设为 600 ，一张 A4 纸大小一个字，且将字的底纹颜色设为黑色，字设为白色。正常打印时，打出来的全是黑色的一张纸。这时我们就需要对打印机进行设置，以 HP -6L 型打印机为例，处理方法为：在打印时，选取 “ 属性 ” 按钮，将 “ 图形 ” 项的 “ 图形方式 ” 由 “ 使用矢量图形 ” 改为 “ 使用光栅图形 ” ；

图 2

　　然后将 “ 字体 ” 项由 “ 将 TrueType 字体作为位图软字体下载 ” 改为 “ 将 TrueType 字体作为图形打印 ” 。这样打出来的就是黑底白字了。

图 3

　　但是这种打印方法对打印介质的消耗比较大，会使纸和滚轴的粘度都比较大，打印几页后就会夹纸。解决方法是打印过一张纸后，先空走两张纸，将滚轴上的墨带出来后再打下一张。

　　（ 4 ） “ 大 ” 画笔图片的打印

　　有的画笔图片是在大尺寸下逐点修改的，费尽心血改好后发现打出来图片大了些，如果用画笔直接缩小，那么逐点修改的效果就不复存在了。通常可以在 ACDSee 中打印，在打印选项中勾选 “fit to page” 项即可。若手头没有类似看图软件，那么 Word 就可以大显身手了：在 Word 中设好页面，再插入图片，就会发现图片完好无损，打印出来的效果也不受影响。这种方法适用于 WORD 允许插入的各种格式的图片。

第三节　产生特殊格式的方法

　　“ 自动更正 ” 中的一些功能很有趣也很有用，如果经常能用到，最好记住他们：

　　输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头；
　　输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头；
　　输入冒号和括号的半边就成了一个或生气或高兴的小脸；

　　“ 自动更正 ” 里有很多这样的例子。除了自动更正中所列的条目，也可以自己添加更正项目，比如输入 “*+” 就自动替换为 “×” ，这就大大方便了你的输入。 还有一些可以产生特殊格式的方法，用它们可以修改字体格式可产生段落的边框。

　　如果有兴趣，不妨试一试：

　　设置加粗字体：在空行中输入星号，然后输入文字，再输入星号，可以使文字加粗。
　　设置斜体字：在空行中输入下划线，然后输入文字，再输入下划线，可以使文字变为斜体字。
　　加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上的连字符（ - ），按回车键，就出现一条横线。
　　输入三个以上的下划线（ _ ）再回车，就出现一条粗横线。
　　加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以上的 ~ （读波浪号），按回车键，就出现一条波浪线。
　　加双横线：在一空行内，连续输入三个以上的等号（ = ），按回车键，就出现双横线。
　　加粗虚线：在一空行内，连续输入三个以上的星号（ * ），按回车键，就出现一条小方块组成的虚线。
　　加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的井号（ # ），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。
　　加虚线：如果是想加任意长的虚线，就先启动输入法，保证标点的输入处于全角状态，按 Shift+6 键。
　　启动输入法后，输入 “ ￥￥￥ ” ，按回车，会自动变成￥￥￥。 等等。

第四节　文本框的妙用

　　在基础部分我们讲了文本框的链接，下面说一下它的具体应用。

　　看报纸时，经常能看到文章在一版中放不下时会使用 “ 转第 × 版 ” 字样，这是很有用的排版方式。如果利用 Word 做板报，也会遇到这种情况，将一篇文章分解成几部分，还想使这几部分为一个整体，任何一处增删了文字，它都可以自动重新排版。解决办法就是利用文本框的链接。在不同版面的相应位置画好文本框，然后依次建立链接即可。

　　链接方法：选中第一个文本框的边框，单击鼠标右键，从中选择 “ 创建文本框链接 ” ，鼠标指针变为 “ 水杯形状 ” ，然后将鼠标指针移至第二个文本框上，单击左键，就完成了文本框的链接。接下来选中第二个文本框，同样从右键菜单中选择 “ 创建文本框链接 ” ，将鼠标移动到下一个文本框中单击，就可以建立下一级的链接。依次建立好所有的链接，将文字灌入就可以了。

　　链接好的文本框，如果将其中一个删除，文本会在剩余的文本框中重新填充。横排文本框只能与横排的文本框链接，竖排与竖排的链接，不能混合链接。

　　在实际的工作中，还会遇到这样的一个问题：如需要将文本用 A3 （或 B4 ）纸分两栏，正反两面打印，以便在中间对折进行装订。以一个 8 页文档为例，你可以这样来做：新开一个文档，按需要进行页面设置，这里我们设置为 A3 纸横向放置。在页面上画两个等大的文本框，文本框大小按对折后的有效页面调整，设置文本框边框颜色为无色。将两个文本框复制，然后按三次 Ctrl+Enter 键，在空白页上粘贴文本框。这样四页一共有八个文本框，给文本框按 1-8 编号，然后建立链接： 1-8 ， 8-2 ， 2-7 ， 7-3 ， 3-6 ， 6-4 ， 4-5 ，可以通过 “ 文本框 ” 工具栏中的 “ 上一文本框 ” 和 “ 下一文本框 ” 按钮来查看链接是否正确。接下来就从第一个文本框中开始输入正文，或是粘贴大段文本。如果文档不只 8 页，就将此文档保存，作为一个基本单元。然后新建一个文档，将此文件插入若干次，再将第一批文本框中的第 5 页与第二批文本框中的第 1 页进行链接，依次类推。打印时选择正反打印，打印出来的文档对折后，可以按书本进行装订。

　　在编辑排版时则可以任意对文档进行修改，文档会自动按链接顺序在文本框中移动，而不会影响页与页之间的关系。按这种方法装订成册的文档，可以象书一样翻看，阅读起来非常方便，而且节约纸张、装订美观。

第五节　插入双页码

　　有时需要在文档中插入两个不相同的页码，比如 “ 总第 12 页 第 10 页 ” 的形式，含义是当前页为总文档的第 12 页，为本部分内容的第 10 页，这在文献资料或评审文件中经常要用到。

　　可以用下面的办法解决：

　　将文档需要重新排页码的地方插入分页的分节符，在文档结尾处也插入一个分节符。 在第一节内，插入页码：单击 “ 插入 ” 菜单，选择 “ 页码 ” 命令，单击 “ 格式 ” 按钮，设定起始页码，然后关闭对话框（如图 4-5 ）。

图 4

图 5 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图 6

　　在第二节内双击页码，切换为页眉和页脚形式，选中页码，单击 “ 插入 ” 菜单，选取 “ 书签 ” 命令，在弹出的对话框中，输入一个书签名称，比如叫 “AA” ，单击 “ 添加 ” 按钮，书签被加入了，同时对话框关闭（如图 6 ）。

图 7

　　将光标定位在页脚另一侧，单击 “ 插入 ” 菜单，选择 “ 域 ” 命令（如图 7 ），在域代码文本框中输入 “=AA -2” 字样，关闭对话框，这时一个新页码被插入，显示值比页码小 2 。这种方法如果很好的利用，可以设置更为复杂的页码形式。

第六节　精简文档

　　一份文档，我们每天写一些，不知不觉地文件已经变得很大，占用了大量磁盘空间，也使文件保存、重新分页、更新目录的速度下降。如何使自己的文档保持最苗条的身材呢？不妨按下面的方法试一试，使文档的字节数降到最低限度。

　　将文件另存

　　选择 “ 文件 ” 菜单中的 “ 另存为 ” 命令，将文件换名另存，然后对比一下两个文件，发现文件一下子苗条多了。还有一招更灵，按下 Ctrl+A 键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一空文档，将文本粘贴，最后保存。

　　取消嵌入 TrueType 字体

　　在文档中嵌入 TrueType 字体会增加文档的尺寸。单击 “ 工具 ” 菜单中的 “ 选项 ” 命令，在弹出的 “ 选项 ” 对话框中单击 “ 保存 ” 选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入 TrueType 字体，就把这一选项取消。如果嵌入了 TrueType 字体，就选中 “ 只嵌入所用字符 ” 选项，这样就只嵌入文档中使用的字体样式，减小了文档的尺寸。

　　合理插入图片

　　文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸图片，尺寸较大的图片，可用画笔等图形工具将其长、宽适当缩小。图片格式最好是 Tif 、 Jpg 、 Wmf 等，少用高位真彩图片。

　　删除老版本

　　同一文档中保存了多个版本，会增加文件尺寸。单击 “ 文件 ” 菜单中的 “ 版本 ” 命令，可查看文档是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删掉，以减小文件字节。

　　压缩文档

　　如果有很多 Word 文档，一时用不到，但还需要长期保存着，就可以利用 Winzip 等工具，将众多老文档做成一个压缩文件，然后删除原文档。对含有图形的文档，其压缩率是相当高的，也节省了不少空间。

第七节　清除段落标记

　　从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车）。要消除这些不必要的段落标记，又要保留正常的段落符号，该如何处理呢？

　　第一步将正常的段落符号转换成别的字符。单击 “ 编辑 ” 菜单中的 “ 替换 ” 命令，在 “ 查找和替换 ” 对话框中单击 “ 高级 ” 按钮，从 “ 特殊字符 ” 下拉列表中选择 “ 段落标记 ” ，再重复一次，这时 “ 查找内容 ” 文本框中显示 “^p^p” ， ^p 就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。接下来在 “ 替换为 ” 文本框中输入文档中没出现过的字符串，如 “%@@” ，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了（如图 8 ）。

图 8

　　第二步要删去非正常段落符号。按一下 Ctrl+H ，弹出 “ 查找和替换 ” 对话框，在 “ 查找内容 ” 文本框中输入 “^p” ，去掉 “ 替换为 ” 文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。

　　第三步就是恢复正常的段落标记。也就是把 “%@@” 全部替换成 “^p” ，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。

　　实际中的情况可能与此有所不同，但只要灵活使用 “ 查找和替换 ” 功能，类似的问题一般都能够解决。

　　灵活地应用 “ 查找和替换 ” 功能，能帮我们解决很多问题。可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等等，每一项都很有用。比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。

第八节　复杂搜索条件

　　在查找和替换过程中，有时无法确定确切的搜索条件，此时可以使用通配符来设置模糊查找条件。

　　在 “ 查找 ” 对话框中单击 “ 高级 ” ，选中 “ 使用通配符 ” 项，然后就可以按这里所列的设置查找条件了。

　　任何单个字符：？，如 t?p 可查出 “tap” 、 “tape” 、 “tippy” 等）。

　　任何字符串 ： * ，如 l*t 可查出 “let” 和 “light“letter” 、 “l 与 t” 等。

　　指定的某一字符 ： [ ] ，如 s[ia]t 可查出 “sit” 和 “sat” 等。

　　某一范围内的单个字符： [-] ，如 [r-t]ight 可查出 “right” 、 “sight” 和 “tight” ， “ight” 前为 r-t 范围内的任一字符。

　　除方括号中的字符外的某个字符： [!] ，如 m[ ！ a]st 可查出 “mist” 和 “most” ，但不查找 “mast” 。

　　除方括号中的范围之外的某个字符： [!x-z] ，如 t[!a-n]ck 可查出 “tock” 和 “tuck” ，但不查找 “tack” 或 “tick” 。

　　前一字符或表达式有 n 个： {n} ， 如 fe{2}d 查找 “feed” ，不查找 “fed” 。

　　前一字符或表达式至少有 n 个： {n ， } ，　如 fe{1 ， }d 查找 “fed” 和 “feed” 。

　　前一字符或表达式有从 n 到 m 个： {n ， m} ， 如 70{1 ， 3} 查找 “70” 、 “700” 、 “7000” 。

　　前一字符或表达式有一个或多个词的开头： @ 如 lo@t 可查出 “lot” 、 “loot” 。

　　词的开头 < < （ per ）查找 “perfect” 和 “percent” 等，不查找 “recent” 。

　　词的结尾 > > （ sh ）可查找 “fish” 和 “English” 等，不查找 “fisher” 。

第九节　 EQ 域的应用

　　Eq 是 Equation （公式）的缩写， Eq 域能够生成数学公式。创建公式当然最好用 “ 公式编辑器 ” 了，但在某些情况下使用 Eq 域来输入简单的数学公式也是一个不错的选择。根据 Eq 域的不同开关，分别能完成以下内容：绘制二维数组、用方括号括住单个元素、创建分数、使用一个或两个元素绘制根号、设置上下标、在元素四周绘制边框及将多个值组成一个列表等等。

　　域的表达式一般为： eq \ 开关 \ 选择项（文字），它允许同时套用多种开关创建更复杂的公式。下面看几个比较实用的例子：

　　（ 1 ） 字上加一横线

　　字或字母上加一个横线，表示平均值。利用在字母上划一横线的方法不实用，在排版时横线乱窜，这时可以用插入域的方法。单击 “ 插入 ” 菜单，选择 “ 域 ” 命令，在域代码输入框中填入 “eq \x \to(A)” ， A 为所要加横线的字，按 “ 确定 ” 即可。同样，输入 “eq \x \to(A\x \to(B))” 可以看看（如图 9 ）。

图 9

　　（ 2 ） 双重下标

　　双重下标就是给字或字母的下标再加下标。这个问题在工程上很常见，如空气动力学中的符号。 我们在域代码对话框中输入 “ eq \s\up 1(C)\s\do 1(z)\s\do 3\(()” ，单击 “ 确定 ” ，双下标就出来了。；

　　（ 3 ） 简单的数学公式

　　这里是一些简单数学公式的例子。

　　“EQ \i(-1,1,3x+7)” 表示 “3x+ 7” 从－１到１的积分，开关 \i(,,) 能使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。

　　“EQ \r(2, 3m -2)” 表示 m -2 的平方根， ( 开关 \r(,) 能使用一个或两个元素绘制根号。

　　“EQ \f(7,8)” 表示八分之七 ，（开关 \f(,) 能创建分数）。

　　“EQ \a \ac \co2 \vs3 \hs3(Ax,By,C,D)” 表示一个二维数组。

　　“EQ \b \bc\{ (\r(3,x+y))” ，表示用方括号括住单个元素。

　　（4 ） Eq 域的其它例子

　　看一下用 Eq 域做出的例子，用鼠标右键单击插入的域，选择 “ 切换域代码 ” 命令，可以看到它的域代码，

　　看几个例子： “eq \o(\s\up 9( 中国 ) ， \s\up 1( 人民 ) ， \s\do 7( 万岁 ))” 表示三个词语并排为三行。（ “eq \o\al(\s\up 7( 飞 ),\s\up-9( 机 ),\s\up 8( 总体 ),\s\do 1( 综合 ) ,\s\do 10( 设计 ))” 表示这些文字重叠，设置字体的颜色不会影响可见度。

　　域的功能是十分强大的，以上只是简单的介绍。如果感兴趣，可以查帮助获取更多有关域的信息，并灵活运用。

第十节　扩充剪辑库的方法

　　扩充剪辑库的方法 在 Office 安装盘中提供了大量的 *.wmf 文件，这些图片都很精美，我们可以在文档中插入这些图片。但是，如果每次用时去找光盘，那就太麻烦了，如果把这些图片拷到硬盘上，又太占空间了。怎样灵活使用这些图片呢？

　　（ 1 ） 先用 ACDSee 之类的看图软件浏览光盘中的图片，将认为好看的图片文件拷到硬盘上新目录下，比如 D ： \Picture\Word-pic 。

　　（ 2 ） 启动 word ，单击 “ 插入 ” 菜单，选择 “ 图片 ” 中的 “ 剪贴画 ” 命令。单击 “ 输入剪辑 ” 按钮，在弹出的对话框中找到 Word-pic 目录，选择一张图片，在 “ 剪辑输入选项 ” 中选择 “ 使剪辑库在当前文件夹或卷中查找该剪辑 ” ，这是不想让所选的文件被复制或转移到剪辑库中；如果选择复制或转移选项，图片就会被复制到 C:\Windows\Application Data\Microsoft\Media Catalog 目录下。单击 “ 输入 ” 按钮，弹出 “ 剪辑属性 ” 对话框，可以给图片添加说明和关键词，还可以选择 “ 类别 ” ，如果已有类别中没有需要的，就单击 “ 创建新类别 ” 按钮，输入新的类别名称，如：飞机、书法、鸟类、卡通等，单击 “ 确定 ” 按钮，新创建的类别就在列表中了，选中该类别，单击 “ 确定 ” ，可以看到图片已经在剪辑库中了。用同样的方法，将图片一一加进来，也可以一次加入所有的图片，并定义类别。这样所有的图片都有了归宿，以后再想查找也方便了。

　　（ 3 ）备份存储文件，这是为防止重新装机后，所加的剪辑丢失。将图片加入 WORD 后，在 C:\Windows\Application Data\Microsoft\Media Catalog 目录下发现 Artgal50.cag 文件是刚被更改过的（ Word97 中，此文件名为 Artgalyr.cag ，存储在 C:\Windows 目录下）。 Artgal50.cag 文件存储了剪辑图片的位置和类别属性。将此文件做个备份，以后重新装机后，将这一文件再拷到原目录下，刚才所定义的图片就自动加入到新装 WORD 的剪辑库中去了。

第十一节　制作工具栏

　　把常用的符号快速做成一个工具栏？这是很有用的，数学老师可以把常用数学符号做成一个工具栏，俄语老师可以把俄文字母做成一个工具栏 ... ，用起来就会得心应手了。如果想做一个有自己特色的工具栏，那就试一试。

　　输入所需字符：单击 “ 插入 ” 菜单，选择 “ 符号 ” 命令，把所需要的符号插到一个空文档中，如 “ ※ 、 § 、 №...” 。

　　将字符加入到自动图文集中：选中一个字符，按下 “Alt+F 3” 键，然后按下 “ 确定 ” ，用同样方法，依次将所有字符都变为自动图文集。

　　创建工具栏：单击 “ 工具 ” 菜单，选择 “ 自定义 ” 命令。先选取 “ 工具栏 ” 选项卡，单击 “ 新建 ” 按钮（如图 9) ，新建一个工具栏，给工具栏起名字，这时新建的工具栏就中窗口中了；单击 “ 命令 ” 选项卡，在类别列表框中选择 “ 自动图文集 ” ，右侧列表框中列出的自动图文集的内容，找到刚才加入的符号，依次将它们拖动到新建的工具栏中，关闭对话框，工具栏就建好了。

图 10

图 11

　　美化工具栏：如果想让按钮上的图标变个模样，就再调出对话框，右键单击要编辑的按钮，选择 “ 更改按钮图标 ” ，从现有的一些图标中选择一个就行了。如果不满意现有的图标，那么可以选择 “ 编辑按钮图标 ” 命令，然后在按钮编辑器中随心所欲地制作图标。还可以给每个按钮命名，并控制工具栏上显示名字还是按钮图标，或是全都显示。

　　应用同样的方法，可以把自动图文集中的其他内容，如一大段话，或是一个漂亮图形，全都做成工具栏上的一个按钮。这是一件非常有趣又有用的事。

图 12 　　　　　　　　　　　　　图 13

第十二节　自动翻页

　　在 Word 中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。其实，解决之道非常简单：

　　（ 1 ）选择菜单 “ 工具 ” 中的 “ 宏 ” 命令，选择 “ 宏 ” 子项，弹出 “ 宏 ” 对话框。

　　（ 2 ） 在 “ 宏的位置 ” 下拉框中选择 “Word 命令 ” ，在 “ 宏名 ” 的列表框中选择 “AutoScroll” ，单击 “ 运行 ” 按钮。

图 14

　　（ 3 ） 这时会发现，鼠标指针自动跳到右边的滚动条上，并且只能在该滚动条上移动。鼠标指针在滚动条的下半部，则向下翻页，在上半部则向上翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。因为是 “ 无级调速 " ，所以很容易找到一个适合的滚屏速度来阅读文章。

　　（ 4 ） 关闭自动翻页功能：只需按键盘上的任意键或鼠标按钮（无论左右键），就可以返回普通窗口状态。

　　如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中：选择菜单 “ 工具 ” ，从中选取 “ 自定义 ” 命令，选择 “ 命令 ” 选项卡，在 “ 类别 ” 栏中选择 “ 所有命令 ” ，在 “ 命令 ” 框中找到 “AutoScroll” 命令并拖到工具栏上。此时工具栏上出现 “ 自动滚动（ A ） ” 按钮。以后就可以通过单击它来实现自动滚动了。

　　“ 自动滚动（ A ） ” 占用工具栏面积太大，单击 “ 更改所选内容 / 默认样式 ” 按钮，由于它没有特别的图标，可单击 “ 更改按钮图标 ” 进行选择，如果没有喜欢的样式，可单击 “ 编辑按钮图标 ” 自己画一个。