第二课 Word的基本操作
新建文档
我们讲了 Word 第一课后，有位朋友和我说用起来太麻烦了，问他怎么个麻烦法，他说，有时要打印几份文件，每打印一份就要退出一次 Word 重来，所以特别麻烦。 其实根本用不着退出 Word 。你可以在 Word 里面关掉已经打印出来的文件，然后新建一个文档或者打开另外的文档，同时打开几个文件也可以。
怎么做呢？很简单的，先看新建文档。我们打开 Word 。 Word 启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档 1.doc”，单击工具栏上的“新建空白文档”按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档 2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档 3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。
打开文档
怎么在 Word 里打开以前存盘的文档呢？我的朋友说他一直都是先退出 Word ，然后去双击要打开的文件， Word 就会自动启动并打开那个文件。
其实打开和新建一样，不用退出 Word 也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”按钮 
，就可以打开一个“打开文件”对话框。
我们来看看怎么打开 D 盘“笑话”文件夹中的“笑话 .doc”。
单击这个下拉列表框，从弹出的列表中选择“D ：”，也就是 D 盘，现在下面的文件列表中出现的就是 D 盘的内容了，双击打开这个“笑话”文件夹，列表中就出现了“笑话 .doc ”文件，选中这个文件，单击“打开”按钮，就打开这个文件了。
保存文档
现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西：
打开“另存为”对话框；这里有一个“新建文件夹”按钮 
，它可是很有用的：我们平时的文件都是分类存放的，而有时要保存编辑的稿件，觉得放到哪里都不合适，这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”，单击“确定”按钮，回到“另存为”对话框；输入文档的名字，单击“保存”按钮，我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。
多文档切换
不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几个文档，而不是像以前那样只打开一个文档，如果我们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎么办呢？一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑的文档。
打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的所有文档，带有对号的是当前编辑的文档，单击“文档 2.doc”，就切换到了“文档 2.doc”。 当然你也可以按下 ALT+TAB 键来切换，这是 Word 2000 新增的切换功能。
关闭文档和退出 Word
现在我们打开了多个文档，假如我们现在要关闭这个“文档 2.doc”，单击标题栏上的这个“关闭”按钮
就可以了。 你可能要问，这个按钮不是退出 Word 时用的吗？是这样， 在只打开了一个文档时是点这个按钮会退出 Word ，但在同时打开了几个文档时，它的作用就只是关闭当前编辑的文档了。 现在我们只有一个打开的文档，在刚才的关闭按钮的下面，也就是菜单栏的最右端，又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出 Word ，而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档，而不退出 Word 了。
在打开了几个文档的时候可以直接退出 Word ，打开“文件”菜单，选择“退出”命令，就可以直接退出 Word 了。选择这个命令后，出现了一个对话框，这是提示我们要关闭的文档没有存盘，要不要现在保存。
了解 Word 界面
现在我们再来看看 Word 的界面。 Office 2000 的界面与它以前的版本和其它软件都有些不同。 Office 2000 新增了一个智能菜单的功能，可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话， Word 就会自动把它隐藏起来，减少菜单中直接显示命令的数目。 如果要用隐藏起来的命令，只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。
我们还可以改变菜单栏的位置：
在菜单栏的空白处按下鼠标左键，往下拖动，菜单栏的位置就改变了。工具栏也可以这样拖动，点住工具栏左边的竖线，拖动鼠标，就可以改变工具栏的位置了。
还有其他一些工具栏没有显示，如果要显示它们，可以在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格和边框”命令，界面中就又出现了一个“表格和边框”工具栏。
你可能要问，有这么多工具栏，全显示出来不是更方便吗？那可不行，首先如果都显示出来的话，光工具栏就会占很大一部分的屏幕面积，那样我们用来输入文字的空间就很小了，会非常不方便；再者也没有必要，对一般的操作，使用“常用”和“格式”工具栏就足够了，其它的工具栏在用到的时候再打开就可以了，而且有些工具栏会在需要使用相应的功能时自动弹出，而不用专门去打开它。 好了， Word 界面上的一些小问题就介绍这些，如果你还有问题，可以看本课的补充部分。
补充部分
新建文档：
前面我们学习了怎么在 Word 中建立一个新文档，其实建立新文档还有几种方法：
1、通过“开始”菜单的“新建 Office 文档”命令来建立：单击“开始”按钮，单击“新建 Office 文档”命令，打开“新建 Office 文档”对话框，选择“空文档”，单击“确定”按钮，出现了 Word 的启动画面，我们就建立了一个新的 Word 文档。
2、使用快捷键来建立：在 Word 中按 Ctrl+N 键，可以建立一个新的空白文档。
3、在 Word 中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立。
4、在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立。
5、使用右键菜单来建立： 在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word 文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。
打开文档
1、通过“开始”菜单的“打开 Office 文档”命令来打开。
2、在 Word 里按“Ctrl+O”键。 在 Word 中使用“文件”菜单的“打开”命令。
3、使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了。
我们还可以设置这个文档显示的数目：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在这里有一个“列出最近使用文件？个”选项，输入框中可以输入文件的数目，而清除这个复选框则可以让 Word 不再记忆曾经打开的文件。
打开和保存对话框
在 Word 2000 中打开的保存对话框做了很大的改进，在对话框左边有几个常用文件夹的快捷按钮，
“历史”按钮中保存了我们在 Word 中最近曾经编辑过的文档；
“My Documents” 按钮就是“我的文档”文件夹的快捷按钮；
“桌面”按钮表示的是 Windows 的桌面；
“收藏夹”就是“开始”菜单中的“收藏夹”， IE 中的收藏夹也是它；
而这个“Web 文件夹”也是 Office 2000 新增的功能。
Word 作为世界上最流行的文字处理软件，当然应该可以打开其它格式的文本文件了，单击“文件类型”下拉列表框，选择要打开的文件的类型，同样找到文件保存的文件夹，单击“打开”按钮就可以了。 我们也可以使用“后退”按钮 
回到上次浏览的文件夹中；
右边的下拉箭头，选择菜单中的“预览”命令，下面的文件列表的右边就出现了一个预览窗口。这样，在左边选中某个文件时，右边的预览窗口中就能看到文档开始部分的内容了。
同样，如果可以看到文档的生成时间、文件大小或其它信息，我们可以判断出它是否是我们想要打开的文档：而在“打开”界面中要查看这些信息也很简单：单击工具栏上“视图”按钮的下拉箭头，选择菜单中的“详细资料”命令，在文件列表中就可以中看到文档的大小、生成时间等详细资料了；而如果这些资料有序地排列起来，还可以给我们的工作带来更大的方便：单击“视图”按钮的下拉箭头，单击“排列图标”项，可以选择按照名称、大小、类型或时间对文件进行排序；更简单的办法是在显示详细资料时，只要单击列表中的标题，就可以让文件按照标题的属性进行排序，单击可以切换是升序还是降序排列。
保存文档
保存的界面和打开界面基本相同，这里就不多介绍了。其它的保存方式： 除了可以单击工具栏中的“保存”按钮之外，我们还可以选择“文件”菜单中的“保存”命令或者按快捷键 Ctrl+S 来保存文件。
“文件”菜单中的“另存为”命令
打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，可以打开“另存为”对话框，输入新的文件名称，单击“保存”按钮就可以把文档保存起来了。 也可以把 Word 的 . DOC 文档存成其它格式的文档，在“保存”对话框或者“另存为”对话框中选择其它类型的文档格式进行保存就可以了。
自动保存和恢复
Word 有自动保存功能，可以帮助我们对文档进行保存：
打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔”项，默认的时间是 10 分钟，你可以改变这个时间的设置，在一些配置比较低的机器上每次保存都会消耗不短的时间，为了方便可以将这个时间适当延长或者直接去掉它前面的复选框取消自动保存；而在一些配置比较高的机器上则可以把时间适当减小，以保证信息的丢失尽量小。
需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来文件中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储你上次最后一次手动存盘到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用 Word 再次打开原来的文件，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。
改变默认路径
你一定注意到在启动 Word 后第一次使用保存和打开对话框时默认的文件夹都是“My Documents” 即“我的文档”，如果你的大部分工作并不是保存在这个文件夹下，那是很不方便的，不过我们可以改变默认路径到指定的文件夹：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“文件位置”选项卡，这里有一个“文件类型”列表，选择第一项“文档”，单击“更改”按钮，
弹出“更改位置”对话框，从对话框中选择默认的保存文件夹，单击“确定”按钮回到“选项”对话框，单击“确定”按钮，下次进入 Word 时默认的保存和打开路径就是刚才选择的文件夹了。
多文档切换
在 Word 2000 中，每打开一个文档， Word 2000 就会在任务栏中增加一个新的按钮，因此在同时打开几个文档时可以通过单击任务栏上相应的按钮来切换文档窗口，也可以通过使用 Windows 切换任务的快捷键 Alt+Tab 来在不同的文档间切换。
关闭和退出
关闭正在打开的文档可以使用“文件”菜单中的“关闭”项。
界面的介绍
使用键盘来打开菜单：我们已经知道了如何用鼠标来打开菜单，事实上用键盘也可以打开菜单。菜单栏上每个菜单项中都有一个带有下划线的字母，按下 Alt+字母键，可以打开相应字母对应的菜单，如我们按下 Alt+F 键，就可以打开“文件”菜单；菜单打开后用上下光标键可以控制光条的移动，当光条所选定的选项有下级菜单时，按向右的光标键可以打开下级菜单；按左光标键则可以取消这个子菜单的显示；如果想要执行某个菜单命令，只要在光条位于该选项时敲回车键就可以了。按 Esc 键可以回退菜单的层数，按一次回退一级。