第一节　使用格式刷

　　格式刷就是 “ 刷 ” 格式用的，也就是复制格式用的。在 Word 中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击 “ 格式刷 ” 按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子 “ 刷 ” 过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。

图 1

　　我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击 “ 格式刷 ” 按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。

　　如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击 “ 格式刷 ” 按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击 “ 格式刷 ” 按钮即可恢复正常的编辑状态。

　　另外还可使用组合键：　 Ctrl+Shift+C 、　 Ctrl+Shift+V

　　把光标定位在第一段中，按 Ctrl+Shift+C 键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按 Ctrl+Shift+V 键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按 Ctrl+Shift+V 键，格式也复制到了这里。

第二节　样式

　　如果想把文档中所有小字的字体变成 “ 幼圆 ” ，若用格式复制的话要费好多时间，如果用样式来设置就很简单了，文档中这些字体都使用了 “ 正文 ” 的样式，将光标定位在该段落中，打开 “ 格式 ” 菜单中 “ 样式 ” 对话框 ( 如图 2) ：

图 2

　　选中 “ 样式 ” 中的 “ 正文 ” ，单击 “ 更改 ” 按钮，弹出 “ 更改样式 ” 对对话框 ( 如图 3) ：

图 3

　　单击 “ 格式 ” 按钮，从弹出的菜单中选择 “ 字体 ” ，打开 “ 字体 ” 对话框：

图 4

　　选择 “ 中文字体 ” 为 “ 幼圆 ” ， “ 西文字体 ” 为 “ 使用中文字体 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，回到 “ 更改样式 ” 对话框，单击 “ 确定 ” 按钮，回到 “ 样式 ” 对话框，单击 “ 关闭 ” 按钮，文档就按我们的要求变化了。

　　样式，可以说是一种格式的组合，格式刷在复制格式时是连同样式一起来复制的。

　　我们来设置一个标题的样式：选择文档中的任意一个段落，然后把它们的格式设置为我们要求的样子：黑体、加粗、居中、一号字，然后把光标定位在这个段中，打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 样式 ” 命令，打开 “ 样式 ” 对话框，单击 “ 新建 ” 按钮，弹出 “ 新建样式 ” 对话框，在 “ 名称 ” 一栏输入 “ 黑体标题 ” ，确认 “ 样式类型 ” 为 “ 段落 ” ，单击 “ 后续段落样式 ” 下拉列表框，选择我们刚起的名字 “ 黑体标题 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，这个样式就建立好了。单击 “ 关闭 ” 按钮返回编辑状态 ( 如图 5) 。

图 5

　　刚才是把格式都设置好了再新建样式的，所以不用在对话框中设置样式包含的各种格式，不过再更改样式时就一定要在对话框中进行了。我们来试一下新建的样式：把光标定位到下面的一个段落中，单击 “ 样式 ” 下拉列表框的下拉箭头，这里就出现了刚才建立的 “ 黑体标题 ” 样式，单击它，就把刚才设置的样式应用过来了。

第三节　样式和格式的查找、替换

　　跟查找和替换文字的差别不大。打开 “ 编辑 ” 菜单，单击 “ 查找 ” 命令，打开 “ 查找 ” 对话框，单击 “ 高级 ” 按钮，单击 “ 格式 ” 按钮，从弹出的菜单中单击 “ 字体 ” 命令 ( 如图 6) 。

图 6

　　打开 “ 字体 ” 对话框，选择 “ 字型 ” 、 “ 字体颜色 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，单击 “ 查找下一处 ” 按钮，就可以从文档中找到使用这种格式的文字了 ( 如图 7) 。

图 7

　　如果希望把这些文字都删除，单击 “ 替换 ” 选项卡，在 “ 替换为 ” 输入框中不进行设置，单击 “ 全部替换 ” 按钮， Word 给出提示替换了多少地方，单击 “ 确定 ” 按钮，回到 “ 查找和替换 ” 对话框，单击 “ 关闭 ” 按钮， Word 已经把这种格式的字符都删除了（如图 8) 。

图 8

　　样式也可以这么做：打开 “ 查找 ” 对话框，单击 “ 格式 ” 按钮，选择菜单中的 “ 样式 ” 命令，打开 “ 查找样式 ” 对话框，从 “ 样式 ” 列表中选择 “ 标题 1” ，单击 “ 确定 ” 按钮，单击 “ 查找下一处 ” 按钮，单击 “ 取消 ” 按钮， Word 就自动把光标定位到了文档中使用下一处 “ 标题 1” 样式的地方。

　　以后可以用查找样式和格式来找内容了。还可以直接把一种样式替换为另外一种，也不用更改样式的设置，很方便。

第四节　分栏

　　打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 分栏 ” 命令，打开 “ 分栏 ” 对话框，选择 “ 两栏 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，现在我们的文档就是按两栏来排版的了 ( 如图 9) 。

图 9

　　若让一段文字分四栏显示，先选中整个段落，然后打开 “ 格式 ” 菜单，选择 “ 分栏 ” 命令，打开 “ 分栏 ” 对话框，在 “ 栏数 ” 输入框中输入 “4” ， “ 应用范围 ” 选择 “ 所选文字 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，文档就设置好了。

　　调整栏宽：打开 “ 分栏 ” 对话框，这里有 “ 栏宽 ” 和 “ 间距 ” 两个输入框，单击 “ 栏宽 ” 输入框中的上箭头来增大栏宽的数值， “ 间距 ” 中的数字也同时变化了。单击 “ 确定 ” 按钮即可。

　　在分栏中间加分隔线：打开 “ 分栏 ” 对话框，选中 “ 分隔线 ” 前的复选框，单击 “ 确定 ” 按钮，在各个分栏之间就出现了分隔线 ( 如图 10) 。

图 10

　　设置栏宽不等：打开 “ 分栏 ” 对话框，选择 “ 偏左 ” ，然后单击 “ 确定 ” 按钮，这样就设置了一个偏左的分栏格式；如果想设置多栏的不等宽分栏，先打开 “ 分栏 ” 对话框，在 “ 栏数 ” 输入框中输入 “3” ，确认 “ 栏宽相等 ” 前的复选框没有选中，对各个栏宽分别进行设置，单击 “ 确定 ” 按钮，一个不等宽的三分栏就设置好了。

　　使用分栏符在段落结束位置开始分栏：把光标定位到这个段落的后面，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 分隔符 ” 命令，从弹出的 “ 分隔符 ” 对话框中选择 “ 分栏符 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，这样就可以了。

第五节　特殊排版方式

　　1.竖排文字

　　打开一篇文档，单击 “ 常用 ” 工具栏上这个 “ 更改文字方向 ” 按钮，整篇文档的文字就变成了竖排的了。再单击这个按钮，文字方向又变回来了。

图 11

　　在文档的任意位置单击右键，单击快捷菜单中的 “ 文字方向 ” 命令，可以打开 “ 文字方向 ” 对话框，选择任一中格式。 打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 文字方向 ” 命令，打开的对话框同使用右键快捷菜单打开的是相同的。

　　上面讲的都是对整篇文档的文字方向进行更改，也可以选定一部分内容进行竖排：选中一段文字，在标尺的灰色部分双击，打开 “ 页面设置 ” 对话框，单击 “ 文档网格 ” 选项卡，在 “ 文字排列 ” 一栏中选择 “ 竖排 ” ，在 “ 应用于 ” 中选择 “ 所选文字 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，我们所选择的文字就变成了竖排的格式；而且同其它的文字也分了页 ( 如图 12) 。

图 12

　　2.拼音指南

　　若给新字注上拼音，先选中 “ 新 ” 字，打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 中文版式 ” 选项，单击 “ 拼音指南 ” 命令，打开 “ 拼音指南 ” 的对话框， Word 就自动给这个字添加了一个拼音，其中拼音后面的数字表示的是声调；单击 “ 确定 ” 按钮，文档中的 “ 新 ” 字就有拼音了 ( 如图 13) 。

图 13

　　如果不想要了也可以把拼音删除：选中 “ 新 ” ，打开 “ 拼音指南 ” 对话框， 单击 “ 全部删除 ” 按钮，单击 “ 确定 ” 按钮，文档中 “ 新 ” 字的拼音就消失了。

　　选中文档中要设置拼音的文字，单击 “ 其它格式 ” 工具栏上的 “ 拼音指南 ” 按钮打开 “ 拼音指南 ” 对话框，单击 “ 组合 ” 按钮，文字和拼音都分别合并到了一个输入框中，单击 “ 单字 ” 按钮，各个字和他们的拼音都分开放置了 ( 如图 14) 。

图 14

　　使用 “ 默认拼音 ” 按钮可以把当前所选文字的拼音设置为 Word 默认的格式。默认的拼音形式并不是我们所习惯的，可以使用输入法把它们调整成通常使用的形式。

　　3.带圈字符

　　打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 中文版式 ” 项，单击 “ 带圈字符 ” 命令，或者单击 “ 特殊格式 ” 工具栏上的 “ 带圈字符 ” 按钮，打开 “ 带圈字符 ” 对话框，在 “ 字符 ” 输入框中输入 “ 注 ” ，然后单击 “ 确定 ” 按钮，文档中就插入了一个带圈的 “ 注 ” 字 ( 如图 15) ；如果要去掉这个圈可以选中这个 “ 注 ” 字，然后打开 “ 带圈字符 ” 对话框，在 “ 样式 ” 中选择 “ 无 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，圈就没有了。

图 15 　　　　　　　　　　　　　　　　图 16

　　4.纵横混排

　　在文档中选中要混排的文字，打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 中文版式 ” 选项，单击 “ 纵横混排 ” 命令，打开 “ 纵横混排 ” 对话框，单击 “ 确定 ” 按钮，文档中的数字就是横排的了；可以发现由于选择的字数较多，在文档中根本看不清设置的效果，打开 “ 纵横混排 ” 对话框，清除 “ 适应行宽 ” 复选框，单击 “ 确定 ” 按钮，设置的效果就可以看出来了 ( 如图 16) 。

　　如果要恢复原来的样子，就将光标定位在混排的文字中，打开 “ 纵横混排 ” 对话框，单击 “ 删除 ” 按钮，单击 “ 确定 ” 按钮，文档中的文字就变成原来的样子了。

　　5.合并字符　

　　合并字符功能可以把几个字符集中到一个字符的位置上。打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 中文版式 ” 选项，单击 “ 合并字符 ” 命令，打开 “ 合并字符 ” 对话框，在 “ 文字 ” 输入框中输入 “ 天天向上 ” ，单击 “ 确定 ” 按钮，在文档中就可以看到我们设置的效果了 ( 如图 17) ；同样如果不想合并了，把光标定位在这里，打开 “ 合并字符 ” 对话框，单击 “ 删除 ” 按钮，文档中的合并字符效果就消失了。

图 17

　　6.和双行合一

　　选中要合并的文字，打开 “ 格式 ” 菜单中的 “ 中文版式 ” 子菜单，单击 “ 双行合一 ” 命令，选定的文字已经出现在了 “ 文字 ” 输入框中，从 “ 预览 ” 窗中可以看到效果，单击 “ 确定 ” 按钮，文档中的这些文字就变成了一行的高度中显示两行的样子；如果不想要了，还是把光标定位到这个双行合一处，打开 “ 双行合一 ” 对话框，单击 “ 删除 ” 按钮就可以了 ( 如图 18) 。

　　“ 双行合一 ” ，它同 “ 合并字符 ” 的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六个字符的限制，而这个选项没有，合并字符时可以设置合并的字符的字体的大小，而双行合一则没有。 如果想要 “ 双行合一 ” 后的文字带上括号，可以将 “ 带括号 ” 选项前的复选框选中。

图 18 　　　　　　　　　　　　　　　　　　图 19

　　7.断字

　　由于一般为了美观都把段落的对齐设置为两端对齐，而且默认不断字，这样如果在一行的末尾有一个词特别长，在这一行中放不下时， Word 就会把它移动到下一行中，这样就会出现文档中有些行的单词的间距太大了，一行的长度越小这种情况就越严重。此问题可以通过设置断字来解决： 打开 “ 工具 ” 菜单，在 “ 语言 ” 项上单击 “ 断字 ” 命令，打开 “ 断字 ” 对话框，选中 “ 自动断字 ” 前的复选框，单击 “ 确定 ” 按钮，这样就可以了 ( 如图 19) 。

　　手动断字：打开 “ 断字 ” 对话框，单击 “ 手动 ” 按钮，就会出现 “ 人工断字 ” 对话框， Word 会自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，光标闪烁的地方是 Word 默认的断字位置，单击 “ 是 ” ，接受 Word 默认的断字设置，单击 “ 否 ” 按钮表示不接受 Word 对这一行的断字设置，对于有多个可以断字位置的单词，将光标移动到任意连字符的位置单击 “ 是 ” 按钮都可以在该连字符处设置断字；单击 “ 取消 ” 按钮则会保留先前设置的断字，而后面的断字不再设置。

　　取消断字：如果有哪一部分不想设置断字，可以在段落的格式中设置不断字：将光标定位在段落中，打开 “ 段落 ” 对话框，单击 “ 换行和分页 ” 选项卡，选中 “ 取消断字 ” 前面的复选框，单击 “ 确定 ” 按钮，这样就可以了。