第九课 查阅文档
第一节 文档结构图和大纲级别
在 Word 里查阅文档比较简单，打开 “ 视图 ” 菜单，单击 “ 文档结构图 ” 命令 ( 图 1) ，在页面视图中打开文档结构图，左边是文档结构图，单击这里的条目，可以把光标定位到文档中相应的位置。不过左边文档结构图中出现的是大纲级别，不是正文的段落。
图 1 图 2
大纲级别是段落格式的一个选项，前面没有接触到，右边是稿件的原稿，左边的文档结构图中没有任何的文字，打开 “ 格式 ” 菜单，单击 “ 段落 ” 命令 ( 图 2) ，打开 “ 段落 ” 对话框，在 “ 大纲级别 ” 的下拉列表框中选择 “2 级 ”( 图 3) ，单击 “ 确定 ” 按钮，这个段落就在左边的文档结构图中出现了；把下面段落的大纲级别设置为 “2 级 ” ，这个段落也出现在了文档结构图的列表中。
图 3
Word 共将段落分成了十个级别，其中只有正文一级不会在文档结构图中出现，而从第一级到第九级的大纲级别是从属的关系，这个 2 级大纲归属于 1 级来管，单击这个减号，可以把层级折叠起来，而且减号变成了加号，单击加号，层级又展开了。
事实上一般文档多数用样式来排版，而通常在样式中已经包含了大纲级别的设置，因此只要应用了标准的样式排版，就可以在任何时候方便地查阅文档。
第二节 定位和浏览
文档中的表格、图表、图片等可以使用浏览和定位，打开 “ 编辑 ” 菜单，单击 “ 定位 ” 命令，打开 “ 定位 ” 对话框，从 “ 定位目标 ” 列表中选择目标，单击 “ 下一处 ” 按钮，光标会自动在下一个表格处停住，单击 “ 关闭 ” 按钮，就可以看到表格了 ( 图 4) 。
图 4
使用浏览来也可以直接查看这些对象， Ctrl+PageUp 和 Ctrl+PageDown 是浏览的快捷键，默认的浏览方式是按页浏览。实际上还可以按表格、域、图形、标题、节、脚注、尾注、批注、编辑位置等来浏览。单击垂直滚动条上的 “ 选择浏览对象 ” 按钮（图 5) ，在打开的面板中选择 “ 按标题浏览 ” ，单击滚动条上的有两个下箭头的按钮，光标到了下一个标题处，单击有两个上箭头的按钮，光标到了上一个标题处。这时两个快捷键 “Ctrl+PageUp 和 Ctrl+PageDown” 也可以起到同样的效果。
图 5
第三节 插入目录
在 Word 中可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。
把光标定位到文档的最后，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 索引和目录 ” 命令，单击 “ 目录 ” 选项卡，这里的目录设置是按照样式来进行的，单击 “ 格式 ” 下拉列表框，选择 “ 简单 ” ，选中 “ 页码右对齐 ” 前的复选框，单击 “ 制表符前导符 ” 下拉列表框，选择圆点，单击 “ 确定 ” 按钮， Word 就自动生成了文档的目录 ( 图 6) 。就像文档结构图一样，可以通过单击这些目录的条目直接跳转到文档中相应的位置。
图 6
所有的图形或表格也可以列一个目录，首先要给每一个图形对象加上一个题注：选择要在索引中出现的图形对象，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 题注 ” 命令，打开 “ 题注 ” 对话框 ( 图 7) ，在 “ 题注 ” 输入框中对象编号的右边输入题注的内容，单击 “ 确定 ” 按钮，然后同样在其它的对象上都加上题注，将光标定位要插入索引的地方，打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 索引和目录 ” 命令，单击 “ 图表目录 ” 选项卡，这里的设置和前面文档目录很相似，不做什么改变，单击 “ 确定 ” 按钮，就在文档中加入了一个图形的目录，单击相应的目录可以到达相应的图形处。
图 7
第四节 视图的介绍
在 Word 中一共有四种视图，通常使用的是页面视图，它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来，因此也是平时用得最多的。
在使用了文档结构图之后，文档的内容经常无法在屏幕上完全显示出来，这时可以使用普通视图或大纲视图：单击水平滚动条左边的 “ 普通视图 ” 按钮，切换到普通视图中。每个视图都有不同的设置，在 “ 文档结构图 ” 的视图中，打开 “ 工具 ” 菜单，单击 “ 选项 ” 命令，选中 “ 大纲视图和普通视图选项 ” 选择区中 “ 窗口中自动换行 ” 前的复选框 ( 图 8) ，单击 “ 确定 ” 按钮，在文档的内容就在窗口中完全显示出来了。
图 8
在普通视图中因为不像页面视图中那样一页一页看上去那么明显，因此它的分页使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。
Web 版式视图的最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案。
大纲视图中在每一个段落的前面都有一个标记，不过在大纲视图中查看和重新组织文档的内容都是非常方便；它跟文档结构图有些像，也是根据段落的大纲级别有层级地设置，前面有小正方形的段落的级别是正文，而这些前面有加号的段落则在文档结构图中都有，也就是说，在大纲视图中的文档也可以折叠和展开。
大纲视图的界面中有一个 “ 大纲 ” 工具栏，单击大纲工具栏上的 “ 折叠 ” 按钮，这一部分的层级就折叠了一层，再单击，又折叠了一层，在这个层级的下面出现了一条下划线，这就表示这个层级已经完全折叠了起来；单击 “ 展开 ” 按钮，可以展开一个层级，再单击，又展开一层。这和文档结构图很像，若只想展开此层下面的层级，把光标定位到这个段落中，单击 “ 展开 ” 按钮 ( 图 9) ，就只有这项所包含的层级展开了。光标在哪里，就展开哪个项目的层级。
图 9
大纲视图的另一个作用就是可以方便地调整段落的大纲级别，调整各个级别的顺序等，选中一个段落，单击 “ 大纲 ” 工具栏上的 “ 下移 ” 按钮，这个段落就和下面段落互换了位置。
这个工具栏还有一个用途就是可以方便地设置文档的大纲级别。单击 “ 大纲 ” 工具栏上的 “ 显示所有标题 ” 按钮，展开所有层级，把光标定位到一个大纲级别为 “ 正文 ” 的段落中，单击 “ 大纲 ” 工具栏中的 “ 提升 ” 按钮，这个段落就和它原来的上一级段落同级了，单击 “ 降低 ” 按钮，段落的大纲级别就降了一级，单击 “ 降为正文文字 ” 按钮，就可以把它变回正文了。
大纲视图还有一个很有用的功能，就是制作主控文档。用主控文档可以方便地对系列的文档进行组织和管理，可以很方便地创建文档间参考资料、目录和子文档索引等，而且不必一一打开即可打印多篇子文档、拖曳移动大段文本以及子文档。如果处理一篇几百页的文档时， Word 的速度很慢，使用主控文档会既快又方便。
在大纲视图中单击任意段落前面的标记（包括加号、减号、和小正方形）可以选中这个段落和它下面的所有从属于这个段的段落。
上下拖动段落的标记可以改变段落及其下属段落的位置。
左右拖动段落的标记可以改变段落及其下属段落的大纲级别。
显示不同级别的大纲可以通过单击大纲工具栏上的级别按钮来实现，单击这个首句按钮还可以使大纲视图中显示的所有段落只显示第一句。
第五节 窗口、书签和索引
1. 窗口
打开 “ 窗口 ” 菜单，单击 “ 新建窗口 ” 命令，当前窗口文档新建一个窗口，现在编辑的文档标题栏上的文档名称后面加上了一个 “:2” ，这就是新建的窗口；在原来的窗口中，它的标题栏上文件名称后显示出一个 “:1” ；现在改变两个窗口中任何一个的内容都将同时影响到两个窗口。
打开 “ 窗口 ” 菜单，单击 “ 全部重排 ” 命令，可以同时看到两个窗口。可是这样可以编辑的地方很小。
打开 “ 窗口 ” 菜单，选择 “ 拆分 ” 命令，文档中出现一条线，移动它到文档的中间位置，单击后，文档就分别在上下两个窗口中显示。
打开 “ 窗口 ” 菜单，单击 “ 取消拆分 ” 命令，可以取消拆分。
用鼠标拖动垂直滚动条上的拆分条，也可以自由拆分窗口；取消拆分时只需将分隔线向上拖动到文档的顶部即可。
2. 添加书签：
将光标定位到要添加书签的位置，然后打开 “ 插入 ” 菜单，选择 “ 书签 ” 命令，打开 “ 书签 ” 对话框，在对话框中键入书签名 ( 图 10) ，然后单击 “ 添加 ” 按钮，就可以创建新的书签；要注意，书签名中不能有空格。
图 10
3. 添加索引
索引是文档中按字母顺序排列的术语表，它可以方便阅读文档。
添加索引项
先选定要标记为索引的术语，然后打开 “ 插入 ” 菜单，单击 “ 索引和目录 ” 命令，在 “ 索引 ” 选项卡中单击 “ 标记索引项 ” 按钮 ( 图 11) ，打开 “ 标记索引项 ” 对话框，单击对话框中的 “ 标记 ” 按钮，就可以将所选择的术语标记为索引项。
图 11
这样标记了索引项后，不用关闭对话框，直接继续滚动文档来查找要标记为索引项的术语，在文档中选中它们，再回到对话框中将其标记为索引项，在标记完了所有的索引项后单击 “ 关闭 ” 按钮关闭对话框 ( 图 12) 。
图 12
建立索引
在标记完了所有的索引项后，将插入点放在要生成索引的位置，然后选择 “ 插入 ” 菜单的 “ 索引和目录 ” 命令，打开 “ 索引和目录 ” 对话框，在 “ 索引 ” 选项卡中选择索引的类型和格式，这里的 “ 打印预览 ” 框可以显示所选择的索引的外观；然后单击 “ 确定 ” 就可以生成索引了，同时会显示索引项所在的页码。